O órgão está instalado, desde 1947, no prédio da rua Bernardo Ramos (Centro)
O Governo do Amazonas, por intermédio da Secretaria de Administração de Gestão (Sead), inicia hoje, nesta terça-feira (23), às 9h, no Teatro Jorge Bonates (avenida Mário Ypiranga, 3.280, Parque 10, Zona Centro-Sul), uma série de eventos comemorativos pelos 120 anos de fundação do Arquivo Público do Estado do Amazonas, que contará com uma série de eventos ao longo do ano.
Na ocasião, além de ser anunciado um Plano de Revitalização do órgão, serão assinados vários decretos relacionados com o sistema de arquivos e gestão de documentos do Executivo Estadual.
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O primeiro Decreto altera o atual Sistema de Arquivos, que passa a denominar-se Sistema de Arquivos e Gestão de Documentos.
Foto: Assessoria de Comunicação da SEAD
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A medida amplia o foco de atuação da Sead, pois deixa-se de trabalhar apenas o destino dos documentos existentes para ampliar o olhar sobre o documento desde a sua produção, passando pela tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente ou intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento em guarda permanente, conforme disciplina a Lei Federal nº 8.159, de 08 de março de 1991.
O segundo ato regulamenta o Projeto para criação do “Manual de Redação Oficial do Estado do Amazonas”, com o objetivo de padronizar a escrita oficial das unidades administrativas que compõem o Governo Estadual.
A padronização dos documentos e atos administrativos irá garantir uma considerável economia para o erário público, evitando a produção de documentos desnecessários à administração.
Por fim, o terceiro Decreto traz, em si, um fato histórico, pois aprova a primeira Tabela de Temporalidade do Estado do Amazonas, ou seja, em 120 anos de existência do Arquivo Público do Estado do Amazonas, o Governo do Amazonas editará o principal instrumento para o organização documental do Estado do Amazonas, pois a Tabela de Temporalidade é o instrumento normativo que determinará os prazos que cada documento deve ser mantido em cada fase de sua vida documental e que determina o tipo de arquivo a ser utilizado – corrente, intermediário ou permanente.
Programação diversificada
Os eventos que que farão parte das comemorações e que acontecerão posteriormente incluem a apresentação de um selo comemorativo à data, criação da medalha “Amigos do Arquivo”, apresentação dos projetos “Museu de Administração” e “Biblioteca de Administração” e o relançamento da 1ª Revista do Arquivo, intitulada “Archivos do Amazonas”, datada de 1906.
O Arquivo Público foi criado pelo artigo 29 do Decreto nº 184, de 19 de agosto de 1897. O ato, assinado pelo governador Fileto Pires Ferreira, dispõe que o Arquivo Público estaria vinculado à Diretoria de Estatística e que era destinado à “guarda e conservação de todos os papéis e mais documentos officiaes pertencentes ao Estado”.
O órgão está instalado, desde 1947, no prédio da rua Bernardo Ramos (Centro), em frente à Praça Dom Pedro 2º, lugar conhecido como Paço Municipal.
O Plano de Revitalização a ser apresentado inclui a recuperação física do imóvel onde o Arquivo se encontra instalado, além de várias melhorias internas com o objetivo de garantir uma maior proteção aos documentos ali arquivados, além de oferecer melhores condições de acesso aos interessados nas informações contidas nos mesmos.
Os Arquivos Públicos e a Transparência
A Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 – Lei de Acesso à Informação, representou um importante passo para a consolidação da democracia no Brasil e deu efetividade ao preceito constitucional da transparência na administração pública. Todavia, não é possível assegurar o pleno acesso às informações, sem Arquivos Públicos institucionalizados e a implementação de políticas de gestão documental.
A própria Constituição Federal reconhece, em seu art. 216, § 2º, que a gestão documental é condição necessária ao acesso: “Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”.
No mesmo contexto, ressalte-se, também, que a Lei n° 8.159/1991, que regulamentou esse dispositivo constitucional, determina que “A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais”, deixando evidente o papel estratégico dos Arquivos Públicos para a garantia do direito de acesso a informação.
Os Arquivos Públicos são instituições naturalmente vocacionadas para promover o “tratamento da informação”, definido na Lei nº 12.527/2011 como “o conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação”.
Nesse sentido, parece evidente que a efetividade da "Lei de acesso" e de seus desdobramentos, como a promoção da transparência da administração pública e do controle social das ações de governo, dependem da organização e atuação eficiente de Arquivos Públicos.
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